L’ordonnance du 25 mars 2020, portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants en raison de l’épidémie de covid-19, se terminant au 30 novembre 2020 a été prorogée jusqu’au 1er avril 2021. Cette prorogation pourra aller jusqu’au 31 juillet 2021 en cas de décret en conseil d’Etat.
Tout d’abord, ce dispositif est applicable à toutes les personnes morales de droit privé ou entités en étant dépourvues. L’objectif est de permettre aux groupements de fonctionner normalement malgré la crise sanitaire.
Il est tout d’abord prévu qu’aucune nullité de l’assemblée générale n’est encourue lorsque la convocation devant être réalisée par voie postale n’a pas pu l’être par cette voie en raison de circonstances extérieures à la société, notamment des dysfonctionnements postaux. Cette disposition valide donc la convocation aux assemblées par courrier électronique.
Il est également prévu que toute demande de communication de documents ou d’informations puisse être faite par voie électronique avant la tenue d’une assemblée.
En outre, la possibilité de la tenue d’une assemblée à huit clos, autrement dit, sans que les membres ne puissent y assister physiquement ou à distance, a été restreinte. En effet, désormais il faut que les mesures sanitaires au moment de la convocation ou au moment de la réunion fassent concrètement obstacle à la présence physique des membres convoqués.
La décision de recourir à une telle assemblée relève de l’organe compétent pour la convoquer, désormais cette compétence peut être déléguée au représentant légal mais également à tout autre délégataire désigné par cet organe. Cette délégation doit être établie par écrit et doit préciser la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.
La tenue d’une assemblée à huit clos est sans effet sur les droits des membres attachés à cette qualité tels que le droit de vote ou encore le droit de poser des questions écrites. Enfin, Le procès-verbal doit mentionner que l’assemblée a été tenue à huit clos et en expliquer les raisons.
Pour faciliter la participation des membres aux assemblées, il est possible de recourir à une conférence téléphonique ou audiovisuelle dès lors que les membres sont clairement identifiables, que leur voix est transmise et que les débats sont retransmis de manière continue et simultanée. Cette possibilité s’applique lorsque ce n’est pas prévu par la loi mais également lorsque c’est prévu tout en neutralisant les éventuelles conditions limitant son exercice.
Le vote électronique, à savoir, celui exercé sur un site internet dédié est possible concernant les SARL et certaines sociétés par actions, même si ce n’est pas prévu par les statuts à condition de respecter les exigences légales.
Il est aussi possible de voter par correspondance même si la loi ne le prévoyait pas pour certains groupements et même si pour d’autres une clause devait l’autoriser expressément ou en limitait l’exercice. Concrètement, les membres doivent recevoir, par mail, le texte des décisions proposées, un bulletin de vote et les documents nécessaires à leur information, au plus tard en même temps que la convocation de l’assemblée.
Pour le calcul du quorum, les documents envoyés doivent préciser la date limite de réception des bulletins de vote, qui ne peut être postérieure au 3e jour ouvré avant la réunion de l'assemblée. Le recours à ce vote doit être précisé dans le procès-verbal d’assemblée.
De même, les décisions relevant de la compétence des assemblées peuvent être prise par voie de consultation écrite sauf pour les sociétés cotées sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission le prévoit ou s’y oppose. Les membres reçoivent les mêmes documents que pour le vote par correspondance et leur délai de réponse ne peut être inférieur à 15 jours. Les règles de quorum et de majorité sont celles applicables aux décisions prises en assemblée. Le quorum est calculé en tenant compte du nombre de membres de l’assemblée ayant exprimé un vote ou du nombre de voix dont ils disposent selon le cas. De même, le procès-verbal d’assemblée doit mentionner le recours à la consultation écrite.
Quant aux organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction, ces derniers peuvent se tenir par voie téléphonique ou audiovisuelle à condition que les membres soient clairement identifiables et que les délibérations soient retransmises de manière continue et simultanée.
Ils peuvent également se tenir par voie de consultation écrite dans des conditions assurant la collégialité de la délibération en offrant notamment des délais de réponse suffisants, ainsi que la possibilité de formuler des observations ou des questions écrites avant de devoir se prononcer.
En bref la technologie est encore à l’honneur et l’on ne peut que s’en réjouir !